De noodzaak en voordelen van grip op het instroomproces bij HR

Het is maandag morgen en HR-manager Linda loopt al vroeg met koffie to go in de hand het kantoorgebouw in. Het is een nieuwe start van de maand. Dat betekent dat het tijd is om het werk van afgelopen maand te analyseren en af te ronden. Helaas ging het door de Coronacrisis niet meer zo goed met het bedrijf, waardoor een deel van het personeel moest worden losgelaten. Gelukkig gaat het weer beter en worden nieuwe collega's gezocht. De werkdruk op kantoor is toegenomen en Linda heeft het nog nooit zo druk gehad. 
 
Als HR verantwoordelijke gaat Linda over de registratie van nieuwe en uitdienst tredende medewerkers (instroom-uitstroom proces). Ze werkt dan zo af en toe samen met andere takken binnen het bedrijf om toegangsrechten per medewerker af te stemmen, zodat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie. Er worden op het moment veel mensen aangenomen en oude profielen moeten zo spoedig mogelijk gesloten worden.  
 
Fouten in het onboarding proces bij de registratie van nieuwe medewerkers  
 
Niet alleen HR houdt zich druk met het aanmaken van profielen. Sommige taken, zoals e-mailadressen aanmaken, worden door de IT-afdeling gedaan. Linda stuurt een mailtje om Lars bij IT op de hoogte te brengen van de situatie. Maar dit schiet er soms bij in en dan ontvangt IT dit verzoek vrij laat. Linda vindt het vervelend dat het aanmaken van een email adres zo lang duurt bij IT. 
 
Het komt regelmatig voor dat mensen op de eerste dag nog niks konden doen. Dan moest Linda de nieuwe medewerkers bezighouden en ze door het kantoor begeleiden om bij iedereen langs te gaan om toegang tot applicaties te krijgen. Daarbij, je wilt natuurlijk dat nieuwe medewerkers een vlekkeloze onboarding hebben zodat ze meteen enthousiast zijn over onze organisatie. Een hoge medewerkerstevredenheid is voor Linda topprioriteit.  
 
Al snel ontvangt Linda een email van IT terug. “De lijst met mensen die ingeschreven moesten worden is niet doorgestuurd?” vraagt ze zich verbaast af. Menselijke fouten komen wel eens vaker voor, het proces gaat binnen dit bedrijf nog niet helemaal automatisch. Het begint Linda nu wel steeds meer problemen op te leveren, en niet alleen zij heeft er last van. Het zou beter zijn als ze dit proces volledig zelfstandig kon doen zodat er minder vertraging is. 
 

Processen versoepelen geeft meer tijd voor de kernfocus van HR 
 
Een oplossing verzinnen om het instroom proces van medewerkers veiliger, sneller en soepeler te later verlopen. Dat zou iedereen die hier nu bij betrokken heel wat tijd en problemen schelen. Op het moment wordt bijna alles apart ingevuld op ieder platform waar gebruik van wordt gemaakt, niet veel gaat automatisch. “Hoe makkelijker het kan hoe beter. Dan kan ik me weer focussen op het geven van een goede eerste medewerkers ervaring,” zucht Linda waarna ze op staat om een bak koffie te halen.  
 
Het ondersteunen van HR door het proces van toegang tot de bedrijfsomgeving te automatiseren na het registreren van een nieuwe medewerker biedt veel voordelen. Het proces verloopt dan efficiënter waardoor de werkdruk bij HR en IT wordt verlaagd. En HR kan zich bezighouden met haar hoofddoel; namelijk zorgen voor een vlekkeloze onboarding van nieuwe medewerkers. Dit is van groot belang voor het werkplezier en de binding van nieuwe medewerkers aan uw organisatie. Daarbij kunnen nieuwe medewerkers op hun eerste dag meteen effectief aan de slag. 

 

Deze website gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat u de beste mogelijke ervaring krijgt op deze website. Meer weten over ons Cookie Statement?